Was ist das Mahnwesen? Definition & Ablauf

• Übersicht zum Mahnwesen
• Mahnwesen Definition
• Zahlungserinnerung
• Mahnung
• Mahngebühren
• Überblick gerichtliches Mahnverfahren
• Mahnbescheid
• Zwangsvollstreckung
• Einschaltung vom Inkasso
• Factoring als interessante Alternative mit schneller Liquidität
• Fazit: Erhebliche Entlastung durch Alternative mit umgehenden Zahlungen

Das Mahnwesen oder Forderungsmanagement erhält die Liquidität eines Unternehmens bzw. Gläubigers. Es setzt den Schuldner förmlich in Zahlungsverzug. Nachdem Ihr Unternehmen individuelle Dienstleistungen durchgeführt oder Waren verkauft hat, stellen Sie eine Rechnung - im Normalfall mit einem Zahlungsziel. Falls die Zahlung Ihrer Forderung innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht eingegangen ist, setzen Sie den Schuldner in Verzug. Als Gläubiger können Sie unter diesen Voraussetzungen das Mahnwesen mit einer Zahlungserinnerung starten. Sollte Ihr Kunde nicht zahlen, können Sie im Anschluss durch eine Mahnung oder Mahnungen weitere Schritte einleiten. Bei offenen, noch nicht fälligen Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, mit Factoring frühzeitig auf eine interessante Alternative zurückzugreifen. Dabei erhält Ihr Unternehmen sofort das Geld aus einer gestellten Rechnung und profitiert von einer erhöhten Liquidität.

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Mahnwesen & Alternative Forderungsverkauf mit Factoring

Hat ein Schuldner eine offene Rechnung nicht bis Zahlungsziel ausgeglichen, bestehen für Sie weitere Möglichkeiten, Ihre Außenstände einzufordern. Als Gläubiger können Sie ein anderes Unternehmen (oder Person) mittels Mahnung in Schuldnerverzug nach § 286 BGB setzen. Dieses trifft zu, wenn der Schuldner die vereinbarte Leistung nicht erbringt und eine Zahlung überfällig ist. Sobald das Fälligkeitsdatum aus einer Rechnung durch einen Schuldner überschritten wurde, können Sie diesen aktiv in Verzug bzw. Zahlungsverzug setzen.

Ihre Firma kann als Gläubiger zunächst eine Zahlungserinnerung im Rahmen Ihres Forderungsmanagements senden. Im Schreiben weist Ihr Unternehmen auf ein neues Zahlungsziel für die Forderung hin. Beim Versand der Zahlungserinnerung haben Sie die freie Wahl zwischen einer E-Mail und dem Postweg. Selbst eine mündliche Überbringung ist möglich, denn eine gesetzliche Vorgabe besteht nicht.

Nachdem die zweite Zahlungsfrist für eine offene Rechnung ebenfalls ohne Zahlungseingang verstrichen ist, startet üblicherweise das außergerichtliche Mahnverfahren mit einer Mahnung. Gesetzlich genügt eine Mahnung für eine offene, fällige Rechnung in Verzug. Sie können mit Ihrem Unternehmen im Anschluss bereits rechtliche Schritte gegen einen Schuldner einleiten. Trotzdem gelten im außergerichtlichen Mahnwesen vor weiteren Maßnahmen bis zu drei Mahnungen als üblich. Damit die Zustellung der Mahnungen an den Kunden nachgewiesen ist, können Sie eine Mahnung jeweils durch ein Einschreiben verschicken und einen Rückschein anfordern.

Um Materialkosten für das Porto, Umschläge und das Briefpapier zu decken, können Sie mit Ihrem Unternehmen vom Schuldner Mahngebühren für eine Mahnung verlangen. Oft werden Mahngebühren ab der zweiten Mahnung erstmals im Bereich von etwa 5 Euro festgesetzt. Im dritten und letzten Schreiben verlangen viele Gläubiger vom Kunden die doppelte Mahngebühr sowie zusätzlich Verzugszinsen für eine Mahnung, deren Höhe in Deutschland gesetzlich festgelegt ist. Darüber hinaus enthält die abschließende Mahnung normalerweise die Ankündigung von weiteren Schritten bei weiterem Verzug.

Das gerichtliche Mahnverfahren verläuft zu großen Teilen automatisiert. Darum brauchen Sie nicht zwingend einen Rechtsbeistand, um dieses Verfahren mit dem Mahnwesen in Ihrem Unternehmen als Gläubiger gegen einen Schuldner in die Wege zu leiten. Sie profitieren dementsprechend in den meisten Fällen davon, dass die Durchführung unkompliziert und kostengünstig bleibt.

Bei der Einleitung für das gerichtliche Mahnverfahren muss Ihr Unternehmen beim zuständigen Gericht den Erlass für einen Mahnbescheid beantragen. Zusammen mit dem Antrag reichen Sie Kopien der schriftlichen Mahnung oder Mahnungen als Beleg für die Forderungen ein. Daraufhin ist es entscheidend, ob der Kunde die strittige Forderung begleicht oder innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegt. Falls der Schuldner keinen Widerspruch erhebt, Ihre Ansprüche im Mahnwesen zweifelsfrei berechtigt sind und keine Zahlung erfolgte, können Sie beim zuständigen Gericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser bildet die Grundlage für die folgende gerichtliche Zwangsvollstreckung. Ein Gerichtsvollzieher ist für die Durchsetzung der Forderungen im Rahmen der Vollstreckung verantwortlich. Die Kosten trägt jeweils der Schuldner.

Kunden haben die Möglichkeit, gegen den Durchführungsbescheid zur Zwangsvollstreckung Einspruch zu erheben. Daraufhin muss der Einzelfall mit einem gerichtlichen Klageverfahren geklärt werden. Sobald Sie mit Ihrem Unternehmen in dieser Situation Ihre bestehenden Forderungen gegen den Schuldner vor einem Gericht einklagen möchten, benötigen Sie eine Rechtsvertretung. Neben den Anwälten können anschließend Gerichtsgebühren für den Gläubiger potenzielle Kosten verursachen. Bei einer langen Verfahrensdauer kann in manchen Fällen eine drohende Verjährung der gestellten Forderungen zum Problem werden.

Falls Sie bei der Durchsetzung einer offenen Forderung eine Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren und Mahnungen suchen, ist das Inkasso durch Inkassounternehmen eine Option. Ein Inkassounternehmen bzw. Inkasso Unternehmen kümmert sich gegen Gebühr für Ihren Betrieb darum, die fälligen Rechnungen eines Kunden durch Inkasso einzutreiben. Durch ein Inkassounternehmen lässt sich manchmal ebenso wie mit der Beauftragung einer Rechtsvertretung ein langes Gerichtsverfahren verhindern. Inkasso bezeichnet bei Verzug das geschäftliche Eintreiben von fälligen Rechnungen.

Solange das Zahlungsziel noch nicht erreicht ist und Sie somit bisher kein Mahnverfahren eingeleitet haben, eröffnet Ihnen Factoring eine interessante Alternative. Es ermöglicht die Erhöhung Ihrer Liquidität. Hierbei verkaufen Sie offene Forderungen vor Fälligkeit an ein Factoring-Unternehmen wie die Aktivbank. Anschließend erhält Ihr Betrieb sofort bis zu 100% der Rechnung abzüglich einer Gebühr. Ihr Kunde zahlt zum Zahlungsziel an das Factoring-Unternehmen. Dieses unterstützt Ihr Forderungsmanagement und übernimmt bei eintretendem Zahlungsverzug auch die Zahlungserinnerung sowie das weitere Mahnwesen.

Aufgrund des sofortigen Verkaufs der Rechnungen im Factoring müssen Sie keine Zahlungsausfälle und finanzielle Engpässe befürchten. Gleichzeitig verbessern Sie sofort Ihre Liquidität. Da sich Ihre Firma nicht mehr mit dem Forderungsmanagement und weiteren Schreiben Ihrer Kunden auseinandersetzen muss, entlasten Sie Ihre Buchhaltung. Sie sparen Zeit und können Ihre volle Konzentration dem eigenen Kerngeschäft widmen. Ihre Kunden werden wiederum dazu verpflichtet, die verkauften Rechnungen mit einer direkten Zahlung an das Factoring-Unternehmen zu begleichen.

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Das professionelle Mahnwesen ist ein wesentlicher Baustein, um Forderungen einzutreiben und die Liquidität Ihres Unternehmens nachhaltig zu verbessern. Demgegenüber bietet Factoring eine Alternative, die Liquidität durch Forderungsverkauf umgehend zu verbessern. Gleichzeitig wird Ihr Unternehmen hierbei im Mahnwesen entscheidend entlastet.