Forderungsmanagement: Liquidität sichern, Risiko minimieren

Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, offene Forderungen gegenüber Kunden effizient zu verwalten und einzuziehen. Ziel ist es, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Es beginnt bereits vor Vertragsabschluss und endet erst, wenn der Zahlungseingang erfolgt ist oder die Forderung anderweitig erledigt wurde (Abschreibung oder Inkasso).

Ein systematisches Forderungsmanagement hilft Ihrem Unternehmen liquide Mittel zu sichern, Zahlungsausfälle zu vermeiden, Prozesse zu automatisieren, Kundenbeziehungen professionell zu gestalten und schließlich Ihre Bilanz zu verbessern. Im Mittelstand ist dieses oft kein klar abgegrenzter Prozess, obwohl es mitentscheidend für das Wachstum und die finanzielle Stabilität des Unternehmens ist. Dabei lassen sich eine Reihe von Maßnahmen und Kernaufgaben in der folgenden Übersicht definieren.

Ein strukturiertes Forderungsmanagement beinhaltet:

1. Bonitätsprüfung: Vor Vertragsabschluss wird die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden geprüft.
2. Vertragsgestaltung: Klare Zahlungsbedingungen und Sicherheiten wie Eigentumsvorbehalte werden vereinbart.
3. Rechnungsstellung: Zeitnahe Erstellung und Versendung korrekter Rechnungen mit eindeutigen Zahlungszielen.
4. Zahlungsüberwachung: Kontinuierliche Kontrolle der Zahlungseingänge und Identifikation von Zahlungsverzügen.
5. Mahnwesen: Strukturiertes Vorgehen bei überfälligen Zahlungen, einschließlich Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
6. Forderungseinzug: Aktive Verfolgung ausstehender Zahlungen, gegebenenfalls unter Einschaltung externer Dienstleister wie Inkassounternehmen.
7. Reporting und Analyse: Regelmäßige Berichte zur Forderungssituation und dem Zahlungsverhalten.
8. Kundenbetreuung: Professioneller Umgang mit Kundenanfragen zu Rechnungen und Zahlungen.
9. Inkasso und Gerichtliches Mahnverfahren: Sollten Kunden im Zahlungsverzug und Mahnungen nicht erfolgreich sein, können Forderungen an ein Inkasso zum Einzug übergeben werden. Alternativ kann ein gerichtliches Mahnverfahren bzw. gerichtlicher Mahnbescheid zur Durchsetzung von Forderungen beantragt werden.

Warum ist ein integriertes Mahnwesen entscheidend?

Ein strukturiertes Mahnwesen bildet das Rückgrat jedes effektiven Forderungsmanagements. Es hilft im Unternehmen:

• Bei Zahlungsverzug frühzeitig zu intervenieren, bevor Forderungen ausfallen.
• Kunden professionell und empathisch an Zahlungsziele zu erinnern.
• Inhouse-Lösungen oder Inkassopartner gezielt einsetzen zu können.
• Grundsätzlich erfolgt ein dreistufiges Mahnwesen mit Fristsetzungen. Sollten alle Fristen erfolglos verstrichen sein, kann die Rechnung z.B. an das Inkasso zum Einzug übergeben werden. Alternativ ist die Ausstellung eines gerichtlichen Mahnbescheids möglich.

Wann lohnt sich Inkasso?

Wenn interne Mahnphasen erfolglos bleiben, ist ggf. der Einsatz von Inkassodienstleistern sinnvoll:

• Abdeckung des gesamten Verfahrens (Kontaktaufnahme des Debitoren bzw. Schuldners, Zahlungsvereinbarungen)
• Häufig werden die Inkassokosten vom Schuldner getragen
• Rechtskonformes Vorgehen mit entsprechenden Mahnschreiben

Beide Maßnahmen benötigen jedoch weitere Zeit (und Ressourcen). Eine sofortige Zahlung und auch eine Verbesserung der Bonität durch den Kunden ist nicht garantiert. Zudem kann es auch hier weiterhin zu einem Zahlungsausfall seitens des Schuldners kommen.

Ein professionelles Forderungsmanagement bzw. Debitorenmanagement ist im Mittelstand häufig unterbesetzt oder wird nebenbei von Buchhaltung oder Geschäftsführung mitbetreut. Viele mittelständische Unternehmen stehen daher vor folgenden Herausforderungen: 

• Zahlungsverzögerungen: Kunden zahlen Rechnungen verspätet oder gar nicht. Gerade bei langen Zahlungszielen einer Forderung kann dieses schnell zu erheblichen Engpässen im Unternehmen führen. Darüber hinaus sollte ein Rechnungsworkflow zeitnah Lieferung von Waren oder Dienstleistung erfolgen.
• Liquiditätsengpässe: Offene Forderungen binden Kapital, das für laufende Kosten fehlt. Teilweise müssen Unternehmer dann sogar Betriebsmittelkredite nutzen (oder private Rücklagen), um Kosten zu decken. Ein Liquiditätsmanagement im Unternehmen ist notwendig.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Das Mahnwesen und Inkasso erfordern Zeit und Ressourcen in der Debitorenbuchhaltung. Mahnungen schreiben, Rückfragen klären für eine Forderung, Inkassoverfahren einleiten - all das kostet Zeit im Unternehmen. Fehlen Ressourcen, veralten Forderungen schnell. Kurz gesagt, der Mahnprozess bedeutet Zeit und Ressourcen.
• Risiko von Zahlungsausfällen: Unbezahlte Rechnungen können zu finanziellen Verlusten führen. Fehlt dieses Kapital, kann es schnell zum Engpass werden - trotz voller Auftragsbücher.

Factoring bietet Lösungen und einem umfassenden Service für die genannten Herausforderungen. Dabei verkauft Ihr Unternehmen offene Forderungen an einen Factoring-Partner wie die AKTIVBANK. Im Gegenzug erhalten Sie sofortiges Geld für die angekauften Rechnungen. Ihr Risiko für Zahlungsausfälle verringert sich deshalb. Gleichzeitig kann Ihr Unternehmen das Forderungsmanagement auslagern.

Factoring Vorteile

• Sofortige Liquidität: Erhalten Sie bis zu 100 % des Rechnungsbetrags innerhalb von 24 Stunden für die angekaufte Forderung.
• Forderungsausfallschutz: Mit dem sogenannten Delkredere ist Ihr Unternehmen gegen Zahlungsausfälle Ihrer Kunden abgesichert.
• Übernahme des Forderungsmanagements: Auf Wunsch übernehmen wir das Forderungsmanagement und Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen und Inkasso.
• Entlastung interner Ressourcen: Ihre Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
• Verbesserte Bonität: Durch die Reduzierung der Außenstände wird Ihre Bilanz entlastet.

Fazit

Ein effektives Forderungsmanagement ist entscheidend für die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. AKTIVBANK Factoring bietet eine effiziente Möglichkeit, Geld zu sichern, Risiken zu minimieren und interne Ressourcen zu entlasten. Mit dem Online-Rechner können Sie mit nur wenigen Klicks eine Kostenindikation berechnen. Haben Sie Fragen zum Forderungsverkauf und zu den Factoring Vorteilen? Sie wollen mehr erfahren zu den Leistungen und unseren Service? Unser Team beantwortet Ihre Fragen im Kontakt. Wir sind für Sie da.

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