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FAQ E-Rechnung

Die E-Rechnung FAQ geben Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen zur schrittweisen Einführung der B2B E-Rechnungspflicht ab 2025.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Die digitale Transformation im Rechnungswesen schreitet voran: Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise verpflichtend. Bei Fragen zur E-Rechnung stehen wir Ihnen gern unter e-rechnung@aktivbank.de oder unter 07231/44436-0 zur Verfügung.

VeR
Zur erfolgreichen Einführung der E-Rechnung ist die AKTIVBANK dem Verband elektronische Rechnung (VeR) beigetreten.

Hinweis
Die E-Rechnung FAQ dienen nur allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Für eine verbindliche Auskunft im Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Rechts- oder Steuerberater.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der CEN-Norm EN 16931 entspricht.

Eine PDF-Rechnung gilt demnach nicht als E-Rechnung.

Die Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung gilt ab dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsregelungen.

Nach aktuellem Stand sind die Formate
  • ZUGFeRD (PDF sowie XML-Datensatz) und
  • XRechnung (nur XML-Datensatz)
zulässig, solange diese konform mit der EN16931 sind. Dies gilt ebenfalls für EDI-Formate sowie ausländische elektronische Rechnungsformate. Vergleich Formate ZUGFeRD und XRechnung

Für den Rechnungsversand gelten folgende Übergangsregelungen:

  • Papierrechnungen können bis zum 31.12.2026 bzw. für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz < 800.000 EUR bis zum 31.12.2027 übermittelt werden
  • PDF-Rechnungen und sonstige Formate, die nicht der EN 16931 entsprechen, können mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2026 bzw. für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz < 800.000 EUR bis zum 31.12.2027 übermittelt werden
  • EDI-Formate, welche nicht der EN 16931 entsprechen, können mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2027 übermittelt werden

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Grafik „Details zu den Übergangsregelungen“.

  • Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
  • Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
  • Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
  • Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
  • Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen

Die E-Rechnung erleichtert und beschleunigt den Workflow. Ein Verkauf der Forderungen erfolgt über unser Portal @ktiv-web 2.0. Wir informieren in Kürze über weitere Vorteile für unsere Factoring Kunden in Verbindung mit der E-Rechnungspflicht.

Ab dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung beim Empfänger bzw. dessen Provider gespeichert ist und abgerufen werden kann, gilt diese als zugestellt.

Grundsätzlich kann eine fehlerhaft erstellte E-Rechnung nicht einfach verworfen und im Gegenzug eine neue Rechnung übermittelt werden. Eine Korrektur muss immer Bezug auf die ursprüngliche Rechnung nehmen.

Das Wachstumschancengesetz regelt lediglich den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands. Mit der ViDA-Initiative arbeitet die EU an einem grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch zwischen den Mitgliedsstaaten. Die dazugehörige Verordnung ist aktuell noch nicht verabschiedet.

Im Originalbelegverfahren erhalten wir den Originalbeleg vom Vertragslieferanten. Die AKTIVBANK AG ist in der Lage, die zulässigen E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten. Die Belege werden revisionssicher archiviert und wir erstellen für unsere Anschlusshäuser zusätzlich eine Visualisierung, die abgerufen werden kann. Somit werden alle gesetzlichen Anforderungen zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 für Händler erfüllt.

 

Umsetzung Originalbelegverfahren E-Rechnung

  • Es können alle elektronischen Formate verwendet werden, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, es liegt keine Beschränkung auf nationale Formate vor, demnach können auch die Formate FatturaPA (Italien) oder 
  • Factur-X (Frankreich) verwendet werden
  • EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformates XML für die E-Rechnung vor und wird laufend weiterentwickelt
  • Enthält der Bildteil bei einem hybriden Format keine von dem strukturierten Teil abweichenden Rechnungsangaben, handelt es sich bei dem Bildteil um ein inhaltlich identisches Mehrstück (enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, stellt dieser ggfs. eine weitere sonstige Rechnung dar)
  • Es ist unschädlich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehrfach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt
  • Der Rechnungsaussteller kann die ausgestellte E-Rechnung berichtigen, diese muss ebenfalls in der dafür vorgeschriebenen Form erfolgen, eine Übermittlung der fehlenden oder falschen Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend
  • Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden – eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein